Klachtenprocedure

Lynx Groep streeft ernaar al haar opleidingen, trainingen en diensten met de grootst mogelijke zorg en professionaliteit uit te voeren. Mocht er desondanks iets niet naar wens verlopen, dan nemen wij dat serieus.

Wij zien een klacht als een kans om te leren en onze kwaliteit verder te verbeteren.
Een klacht kan worden ingediend via het klachtenformulier onderaan deze pagina of per e-mail
via info@lynxgroep.nl.

Artikel 1.

Klacht: Iedere schriftelijke uiting (bij voorkeur per e-mail) van een organisatie of persoon, gericht aan Lynx Groep, waarin onvrede of ongenoegen wordt geuit over het lesmateriaal, de inhoud of uitvoering van een opleiding of training, de docenten, het beleid of het gedrag van medewerkers van Lynx Groep.
Klager: Degene die een klacht indient.
Medewerker: Iedere persoon die werkzaam is voor of namens Lynx Groep.
Coördinator: De verantwoordelijke binnen Lynx Groep voor de betreffende opleiding
of het opleidingsdomein.
Directie: De directie van Lynx Groep.
Contactgegevens: E-mail: info@lynxgroep.nl
Postadres: Peteweg 63, 6718TG Ede

Artikel 2 – Doel van de klachtenprocedure
Deze klachtenprocedure heeft tot doel binnengekomen klachten op een zorgvuldige, transparante en vertrouwelijke wijze te behandelen.
Het doel is:
• de klager zo goed mogelijk tevreden te stellen;
• herhaling van de klacht te voorkomen;
• de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren.
• Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld.

Artikel 3 – Werkwijze bij klachtenafhandeling
Iedere medewerker die een klacht ontvangt, is verantwoordelijk voor een correcte registratie en eerste behandeling.
De medewerker vult het interne klachtenformulier in met:

KLACHTENPROCEDURE LYNX GROEP
• datum van ontvangst van de klacht;
• naam en contactgegevens van de klager;
• korte omschrijving van de klacht;
• naam van de medewerker die de klacht heeft ontvangen.
De medewerker geeft de klacht door aan de directie, die vervolgens contact opneemt met de klager om naar een oplossing te zoeken.

Artikel 4 – Termijnen
De ontvangst van een klacht wordt uiterlijk de eerstvolgende werkdag bevestigd.
Binnen vier weken wordt de klacht inhoudelijk afgehandeld.
Indien er meer tijd nodig is voor de behandeling, wordt de klager binnen vier weken geïnformeerd over de reden van uitstel en de verwachte afhandelingstermijn.

Artikel 5 – Klacht over leidinggevende
Wanneer de klacht betrekking heeft op een leidinggevende of coördinator, wordt deze behandeld door de directie van Lynx Groep.

Artikel 6 – Onafhankelijke derde
Indien er na overleg tussen de klager en Lynx Groep geen bevredigende oplossing wordt gevonden, kan de klacht worden voorgelegd aan een onafhankelijke derde.

Lynx Groep maakt hiervoor gebruik van:
De heer Theem van Meegen
Braamberg Advies
Braamweg 48, 6821 JT ARNHEM
Theem@braambergadvies.nl
De uitspraak van deze onafhankelijke derde is bindend voor alle partijen; ; eventuele consequenties worden door de Lynx groep snel afgehandeld.

Artikel 7 – Registratie van klachten
Alle binnengekomen klachten worden intern geregistreerd conform de eisen uit artikel 8.
De directie ziet toe op correcte vastlegging en opvolging.

Artikel 8 – Vastlegging en bewaartermijn
Naast de gegevens genoemd in artikel 3, bevat de klachtregistratie ook:
• de genomen maatregelen of voorgestelde oplossing;
• de datum van afhandeling;
• de wijze waarop de klager is geïnformeerd.
Klachten en de wijze van afhandeling worden minimaal 12 maanden bewaard en vertrouwelijk gearchiveerd.

Artikel 9 – Vertrouwelijkheid en evaluatie
Alle klachten worden strikt vertrouwelijk behandeld.
Persoonsgegevens worden alleen gebruikt voor de afhandeling van de klacht en niet met derden gedeeld.
Lynx Groep evalueert jaarlijks de geregistreerde klachten om structurele verbeteringen door te voeren.